rood blokje Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de Biltse Bewonersvereniging WOONSPRAAK
Opgericht 6 januari 1999

Inhoud

Hoofdstuk    Omschrijving
A   Algemene bepalingen
B   Bestuur
C   Lidmaatschap enz.
D   Contributies
E   Algemene Ledenvergadering
F   Onkosten
G   Slotbepalingen
  1. Algemene bepalingen
    1. Het Huishoudelijk Reglement is opgesteld op basis van de Statuten van de Biltse Bewonersvereniging WOONSPRAAK.
    2. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente De Bilt.
       
  2. Bestuur
    1. Aantal bestuursleden
      Het aantal bestuursleden der vereniging bedraagt minimaal vijf en maximaal twaalf leden.
    2. Zittingsduur
      De leden van het bestuur worden gekozen voor de tijd van drie (3) jaar (zie Statuten artikel 15). Ieder jaar treedt een aantal bestuursleden af volgens rooster (zie artikel B5). In de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn nooit twee functionarissen gelijktijdig aftredend.
    3. Functies
      Het bestuur verdeelt onderling de functies.
    4. Samenstelling.
      Het bestuur bestaat uit: voorzitter, secretaris, penningmeester, algemeen adjunct, aangevuld met de overige bestuursleden. Getracht zal worden een evenredige verdeling der functies te verkrijgen tussen mannelijke en vrouwelijke leden en tevens tussen leden afkomstig uit de gemeentelijke woonkernen.
    5. Rooster van aftreden
      Vanaf 2003 treden de bestuursleden af volgens bijgevoegd rooster. De secretaris stelt elk jaar het rooster van aftreden op.
    6. Verkiesbaarheid
      1. Aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar.
      2. Degene, die is gekozen ter vervulling van een tussentijdse vacature, treedt af op het tijdstip waarop het bestuurslid, in wiens plaats hij/zij is benoemd, aan de beurt van aftreden zou zijn geweest.
    7. Dagelijks Bestuur
      Voorzitter, secretaris, penningmeester en algemeen adjunct vormen het Dagelijks Bestuur (DB) van de vereniging.
    8. Vacature
      Het bestuur heeft het recht tijdelijk in een tussentijds ontstane vacature te voorzien, tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
    9. Bestuursopdracht.
      1. Het bestuur heeft tot taak de verenigingsbelangen, binnen de kring van haar bevoegdheid in haar gehele omvang te behartigen.
      2. Het bestuur houdt toezicht op de naleving van Statuten en Huishoudelijk Reglement en op de besluiten van de algemene ledenvergaderingen.
    10. Werkgroepen
      Binnen het bestuur zijn de volgende werkgroepen actief:
      • Overleggroep
        Deze groep heeft een aantal keren per jaar overleg met de verhuurder over o.a. onderwerpen, die genoemd worden in de Samenwerkingsovereenkomst.
      • Public relationsgroep
        Deze groep behartigt de propaganda en voorlichting in de breedste zin van het woord.
      • Groep externe contacten
        Deze groep houdt contact met allerlei huurderbelangengroepen in de regio en in het land.
      • Huishoudelijke groep Deze groep verzorgt de aankoop en verzorging van materialen t.b.v. vergaderingen, kantoor- en huishoudelijke werkzaamheden.
    11. Bestuursvergaderingen
      1. Het bestuur vergadert volgens een jaarlijks vast te stellen rooster, of zoveel malen het gewenst is om een goede organisatie te waarborgen
      2. In bijzondere gevallen kan de voorzitter en/of het dagelijks bestuur een extra bestuursvergadering uitschrijven.
      3. Op verzoek van minstens 3 bestuursleden kan eveneens een extra bestuursvergadering worden belegd.
    12. Algemeen.
      Bestuursleden worden geacht zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij activiteiten die door de vereniging wordt georganiseerd. Alle bestuursleden dienen bereid te zijn taken van andere bestuursleden over te nemen, indien deze bestuursleden niet in staat zijn de hen opgedragen taak uit te voeren.
       
  3. Lidmaatschap etcetera
    1. Het lidmaatschap is geregeld in de Statuten (artikel 7 t/m 12).
       
  4. Contributies
    1. Contributie
      Het contributiebedrag leden wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering
    2. Betaling contributies
      Bij aanmelding als lid kan gekozen worden uit 2 betalingsmogelijkheden:
      • maandelijks tegelijk met de huurbetaling, of
      • jaarlijks na ontvangst van een acceptgirokaart.
    1. Rechten
      Leden hebben recht op het bijwonen van de algemene ledenvergaderingen.
       
  1. Algemene ledenvergadering
    1. Tijdstip
      In het voorjaar van elk jaar wordt de algemene ledenvergadering gehouden. Daarnaast kan in het najaar een tweede ledenvergadering worden belegd. Het bestuur beslist over deze eventueel te houden tweede vergadering.
    2. Oproep
      Volgens artikel 23.3 der Statuten wordt de oproep tot de algemene ledenvergadering minstens 4 weken voor de betreffende datum gedaan. Bij deze uitnodiging dient tevens de agenda van de te houden vergadering te worden gevoegd.
    3. Agenda
      Tijdens de algemene ledenvergadering komen in ieder geval aan de orde:
      • Jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening
      • Verslag kascontrolecommissie
      • Vaststelling contributie
    4. Kascontrolecommissie
      Tijdens de algemene ledenvergadering worden 3 leden gekozen om zitting te nemen in de kascontrolecommissie. Twee van hen controleren de financiën van het afgesloten boekjaar, terwijl het 3e lid reserve is. Na 1 jaar wordt een nieuw (reserve)lid gekozen in de algemene jaarvergadering en verdwijnt een van de zittende leden. Het huidige reservelid wordt daarna tot werkend lid benoemd. De kascontrolecommissie doet van haar bevindingen schriftelijk verslag bij het secretariaat van de vereniging.
       
  1. Onkosten
    1.   Declaraties
      1. Door bestuursleden, leden, of derden gemaakte onkosten ten behoeve van de vereniging kunnen worden vergoed door middel van een in te dienen declaratie.
      2. Declaraties worden ingediend bij de de penningmeester vergezeld van deugdelijke betalingsbewijzen en/of rekeningen.
    2.   Goedkeuring
      1. Indien de penningmeester twijfelt aan de juistheid van de declaratie of indien hij meent dat deze niet rechtsgeldig is, raadpleegt hij het Dagelijks Bestuur.
      2. Indien ook het Dagelijks Bestuur geen beslissing omtrent uitbetaling kan nemen, legt zij de situatie voor aan het bestuur.
      3. De bestuursbeslissing is onherroepelijk.
    3. Opdracht
      Declaraties kunnen alleen dan worden vergoed, indien er een duidelijke opdracht tegenover staat; als opdrachten kunnen worden beschouwd:
      • directe opdracht DB
      • onkosten gemaakt als duidelijk gevolg van het organiseren van evenementen.
    4. Kilometervergoeding
      De vergoeding voor autogebruik wordt vastgesteld per kilometer overeenkomstig de Rijksregeling
    5. Telefoonkosten
      Telefoonkosten worden vergoed op basis van declaratie. Abonnementskosten worden niet vergoed.
       
  2. Slotbepalingen
    1. Wijzigingen in en/of aanvullingen op het Huishoudelijk Reglement kunnen alleen aangebracht worden in een Algemene Ledenvergadering (Statuten artikel 29)
    2.  
      1. Bij verschillen omtrent de uitleg van de Statuten of het Huishoudelijk Reglement of om zaken waarin deze Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
      2. Indien gewenst worden deze beslissingen direct opgenomen in de Statuten of het Huishoudelijk Reglement en ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering.

Aldus vastgesteld in de Algemene Jaarvergadering gehouden op 23 oktober 2003 te De Bilt.